メールボックスの仕分け方

facebookかGoogleか? 2011年11月14日 オペレーション・サイク...

未来作家のメールボックス

僕は、受信箱にメールがたまっている状態が好きではない。
そこで、僕のフォルダの仕分け方を公開しよう。


メールボックスの氾濫は、仕事のやる気をスポイルする。だから、自宅のポストのようにいつも空にしておくようにしている。また、僕は未処理のメールを残さないために、メールを見たら、すぐに反応するようにもしている。つまり、見たら最後。その場で対応していくのだ。そういう意味では、暇つぶしでメールを開いたりはしない。メールボックスほど、僕らの集中力を奪う脅威はないからだ。

ちなみに、僕は、Gmailの使用感があまり好きではないので、Google Appsを使いはじめたものの、IMAP機能を使ってMac内のMailというソフトをメインに使っている。上の写真を見れば、僕のメールボックスのフォルダ設計がわかるはずだ。

僕らは、仕事に100%集中できなければならない。
ならば、メールはできるだけシンプルに振り分けるべきだ。


マーケティング(Marketing)というフォルダの中には、メルマガ履歴、無料メンバー、有料メンバー、決済、キャンセルという、それぞれのマーケティングフェーズに分けられた5つの下位フォルダが入っている。つまり、ビジネスのオペレーションがわかるフォルダだ。それぞれのフォルダを見るだけで、書いたメールからどれくらいの反応、収益、キャンセルがあったかが簡単に把握できる。うまくいっているのか、そうでないのかを体感的に判断できるのだ。

(*もちろん、より具体的で正確な数字や統計データも取り出せるように、Googleアナリティクス等、いくつかのシステムでの計測も同時にやっている)

プロジェクト(Project)というフォルダは、クライアントやサービスごとに相談や報告が必要な下位フォルダに振り分けられるようになっている。つまり、これはイノベーションという具体的な仕事のフォルダだ。
このプロジェクトフォルダはもっとも重要だ。他のフォルダはすべて、このフォルダに僕の思考をフォーカスさせるためにあると言ってもいいくらいだ。なぜなら、僕の仕事は、このフォルダにいるクライアントを成功させることだからだ。ここに届くメールの中には緊急事態、すなわち「命のメール」もあるのだ。だから、クライアントからのメールを見逃さないための仕組みになっているのだ。

つまり、このフォルダ設計は、その試行錯誤の上にできた現時点での結論だ。一時は購読しているメルマガごとにフォルダをつくったりしていて、細かく40以上のフォルダが並んでいたが、6年をかけてここまでシンプルになった。

デスクトップも、メールボックスも美しく整理されているのがいちばんいい。


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